Mini guia de productividad

A partir de la lectura de algunos blogs considerados básicos sobre productividad:

Canasto – el blog del Canasto de Jeroen Sangers
Thinkwasabi – el blog de Berto Pena
Óptima Infinito – el blog de José Miguel Bolívar
El blog de José Manuel Alarcón
El blog de David Torné
Du Tudú – el blog de Daniel Aguayo

Hábitos y técnicas productivas:

  • 1 sola tarea a la vez: No entrar en la trampa del multitasking, gran error, los cambios de contexto para pasar de una tarea a otra, conllevan un gasto importante de tiempo y energía. Tal y como dice Jerome en su blog:

Los seres humanos podemos procesar solo una cierta cantidad de información al tiempo por eso es que, por ejemplo, no somos capaces de escuchar y entender a dos personas hablándonos al tiempo. Es mucho mejor tomarnos el tiempo de terminar la tarea x del proyecto x antes de atender la tarea y del proyecto y.
En lo posible, busca concentrarte solo en una tarea a la vez y una vez terminada elige otra tarea y concéntrate en la misma hasta terminarla y así sucesivamente.

  • Principio de Pareto (regla 80/20, 20% de tareas dan el 80% del valor) o las 3 TMIs (Tareas Más Importantes del día). Llámalo como quieras, pero este hábito está relacionado con el anterior, una vez has decidido NO caer en la trampa del multitasking, ahora dedícate a las 2,3 o 4 tareas más importantes, prioriza bien y no caigas en el infinito, en aquellas mil tareas que en realidad no aportan nada o aportan muy poco. Tal y como dice Jerome en su blog:

Nuestros listados to-do tienden a estar llenos de tareas, pero, ¿cuántas realmente son importantes?. Mantén tu lista de quehaceres simple, limítala a las 2 o 3 tareas cruciales para el avance en los proyectos en los que estés trabajando y ya, 2 o 3 tareas, las cuales, en caso de que no hagas más nada durante todo el día, te permitirán ir a dormir tranquilo(a). Lo anterior te obligará a reflexionar y elegir ese 20% de tareas que agregan el 80% de valor.

  • Objetivos SMART (Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y Temporizados): De nuevo, parece otra obviedad, pero si empezamos a hacer cosas sin un rumbo claro, concreto, medible, no vamos a ningún lado, y podemos caer en la trampa del “pollo sin cabeza” que no para, pero no sabe a donde va. Así que cada tarea que hagamos tiene que tener un objetivo claro, por pequeña que sea esta tarea, dene pertenecer a un objetivo mayor clarameente definido. Haciendo click aquí o en la imagen (extraida de tribescale) se pude profundizar en el tema de los objetivos SMART.
    objetivos SMART
    objetivos SMART
    Tal y como dice Jerome en su blog:

Tener claro el objetivo (a donde se quiere llegar), hace que podamos tomar acción (escoger caminos que nos acerquen a nuestro destino aunque en el tiempo debamos cambiar de carretera). Para simplificar, lo que quiero decir es: siempre se claro(a) con los resultados que quieres obtener pero flexible con el proceso (acciones a tomar).

  • Técnica pomodoro: Básicamente consiste en trabajar en una sola tarea de manera focalizada durante un intervalo de tiempo (entre 20 y 60 minutos) sin interrupción, llegando a fluir en esa tarea, es decir, llegar a tal nivel de concentración sobre la misma que perdamos incluso la noción del espacio / tiempo. Al finalizar cada pomodoro (via alarma de tiempo) se lleva a cabo un descanso corto (entre 5 y 10 minutos), y al cabo de 3 o 4 pomodoros un descanso largo (de 15 a 20 minutos). Los descanso tienen que servir para descansar la vista y la cabeza, nada de mirar e-mails y cosas que produzcan desgaste mental.
  • Técnica lista de tareas: Su idea principal es que la mente no tenga que guardar nada, y pueda dedicar toda su energía a la tarea que este en ese momento. Cuando llegue algo a la mente, lo anotamos enseguida en la lista (bandeja de entrada) y nos olvidamos. Más adelante, habrá que procesar esta lista de tareas
  • Técnica de time blocking o bloques de tiempo: xxx … pendiente …. asilohacemos pantaloni.
    1. Se bloquea todo: también cuando se revisará el email, de tal hora a tal otra. esto no significa que cuando se realiza un pequeño descanso entre bloques no se puede mirar el móvil para ver si hay alguna llamada o e-mail importante, pero no para procesar todos los e-mails, esto se llevará a cabo en el tiempo bloqueado en el calendario.
    2. Bloques de tiempo en blanco: en agendas apretadas, es importante bloquear bloques de tiempo en blanco (por ejemplo, 1 hora al dia), que quedan reservados para posibles imprevistos, ya sea de nuevas tareas a realizar o bien de tareas que conllevan más tiempo de lo esperado. Estos bloques están reservados para esto, no son bloques en blanco libres, la diferencia es clave.
    3. Utilizar un calendario (Google Calendar es ideal) para llevar a cabo la asignación de bloques, así se pueden desplazar bloques durante los días, crear bloques recurrentes (cada semana) y tener bloques de diferentes calendarios (familiar, laboral, personal,…) que se pueden visualizar de forma simultánea o separada, según interese en cada momento.
    4. El time blocking obliga a revisar qué tienes que hacer cada día (revisión diaria) y a qué vas a dedicar tu tiempo esta semana (revisión semanal) y que tiempo vas a dedicar a la família, a tus asuntos personales, etc. Es decir, muchas técnicas de productividad recomiendan estas revisiones, y el time blocking, si está bien organizado, te obliga a hacerlas, digamos, que lo lleva incorporado.
    5. De la misma manera, también lleva incorporado, el hecho que toda tarea de tu lista de tareas tenga una aisignación temporal, es decir, un bloque de tiempo dedicado a la misma. Este es otro de los grandes problemas que tienen las listas de tareas infinitas, con tareas que nunca se llevan a cabo porque no se especifica cuando hacerlas.
  • Focalizar o gestión de las interrupciones: Para trabajar concentrado en una sola tarea a la vez, es necesario tener el foco sobre la misma y evitar las interrupciones durante un bloque de tiempo o momento pomodoro en el que se está trabajando
  • PlanificaAcción: pantaloni… pendiente… deicar más tiempo a hacer (acción) que a planificar
  • Rutinas matinales: pendiente … pantaloni, Carles (ZT), psicosupervivencia (Marina)
  • Recarga tu energía: Como conclusión, para trabajar duro y focalizado en una sola tarea TMI para conseguir un objetivo SMART siguiendo la técnica de time blocking solo será posible si estás en un nivel óptimo de energía, que la conseguirás descansado (durmiendo entre 7 y 8 horas) y recargando pilas con aquellas cosas que te ayuden: deporte, comida saludable, lectura, quedar con amigos, paseo, naturaleza, etc.

Herramintas (utilidades)

A modo de ejemplo, los % destinados a cada concepto serían para una nómina de 2000€ / mes (puede ser de una sola persona o sumando las de una pareja):
* Listas de tareas: Wunderlist. Es importante que esté disponible en todo momento, por tanto, multidispositivo (PC, móvil, etc.). Si permite compartir listas para trabajos colaborativos, mejor. Alernativas: Trello, … incluso una moleskine (papel y bolígrafo)
* Time blocking: Google Calendar
* Archivo de información encontrada: Evernote
* Archivo de información temporal: Cosas pendientes de leer, de procesar, links de la web encontrados, que no han sido archivados y estñan pendientes de procesar. Pocket. Alternativas: cualquiera de las anteriores herramientas utilizadas para la lista de tareas y/o archivo, también serviría, aunque pocket es muy rápida.